Vollautomatischer E-Mail-Workflow für die Auftragsabwicklung

Ausgangslage

Zwischen der ersten Anfrage und dem Beginn der eigentlichen Designarbeit liegt eine Kette von Schritten, die sich bei jedem Projekt wiederholt: lesen, einordnen, bestätigen, Angebot schreiben, versenden, nachfassen, Bestätigung prüfen, Rechnung stellen.

Keiner dieser Schritte erzeugt gestalterischen Wert. Alle kosten Zeit.

Der Ablauf

Jede eingehende E-Mail wird automatisch analysiert und in mehrere Kategorien einsortiert.

Bei einer allgemeinen Nachricht versendet das System eine freundliche Eingangsbestätigung.

Bei einer konkreten Projektanfrage erstellt es eigenständig ein passendes Angebot und schickt es zurück.

Anschliessend verfolgt der Workflow den weiteren Verlauf selbst: Er erkennt, ob eine Zusage oder Absage eingeht, und ob eine Auftragsbestätigung vollständig ist. Fehlt die unterschriebene PDF, fordert das System sie automatisch und höflich nach.

Liegt die unterschriebene Bestätigung vor, erstellt der Workflow die Anzahlungsrechnung über 40 Prozent und informiert per E-Mail, dass der Auftrag startklar ist.

Warum das funktioniert

Möglich wird das durch KI-Agenten, die auf Wissensdatenbanken, Listen und Tabellen zugreifen. Dadurch antworten sie inhaltlich korrekt und nicht nur sprachlich plausibel – der entscheidende Unterschied zwischen einem brauchbaren und einem gefährlichen Automatismus.

Ergebnis

Der komplette Vorgang läuft ohne manuelles Zutun. Eingegriffen wird nur dort, wo eine menschliche Entscheidung sinnvoll ist.